La confidencialidad se centra en quién puede conocer una información. No significa que nadie pueda acceder: los usuarios autorizados pueden necesitar consultarla para desarrollar sus funciones.
Se distingue de la integridad y la disponibilidad. Un archivo puede conservarse sin cambios y estar disponible para sus usuarios, pero perder confidencialidad si también queda expuesto a quien no tiene autorización.
En el empleo público es además un deber legal. El artículo 53.12 del texto refundido del Estatuto Básico del Empleado Público (Real Decreto Legislativo 5/2015) obliga a «guardar secreto de las materias clasificadas u otras cuya difusión esté prohibida legalmente» y a «mantener la debida discreción sobre aquellos asuntos que conozcan por razón de su cargo», sin poder hacer uso de la información obtenida «para beneficio propio o de terceros, o en perjuicio del interés público».
No es lo mismo que privacidad: la privacidad protege a la persona y sus datos, mientras que la confidencialidad protege el acceso a una información concreta, sea o no personal. Tampoco equivale a secreto absoluto: el criterio es la autorización y la necesidad de conocer para desempeñar el puesto.